Projectfasen

Het implementatietraject van Studytube is opgedeeld in drie fasen: fase 1 Voorbereiding, fase 2 Implementatie en Fase 3 Adoptie.

In de voorbereidingsfase maken we een opzet project-organisatie, er volgt een intake een kick-off, een concepttraining en de sessie visie naar vorm. In de implementatiefase komen de workshops, de datamigratie en de voorbereiding van de go-live aan bod. In de adoptiefase plannen we de gebruikers- en acceptatietest, de go-live, de nazorg, de evaluatie en de oplevering. Deze projectfasen leiden tot een verzorgde overstap.

Stap 1: Projectteam, planning en kick-off

Voordat we echt van start gaan met de implementatie van Studytube stellen we een projectteam samen met collega’s vanuit jouw organisatie en consultants van Noordhoff. De doelstellingen stemmen we af tijdens de intake en we maken samen een planning. Tijdens de kick-off nemen de projectleiders de projectgroep mee in de doelstellingen van de implementatie en geven aan wat ieders verantwoordelijkheid is. Als laatste is er ook aandacht voor eventuele risico’s die we zien. Is alles akkoord? Dan kunnen we nu echt van start!

Stap 2: Uitleg leerplatform

Tijdens de concepttraining komt de digitale leeromgeving uitgebreid aan bod. Hoe komt een ingericht systeem er precies uit te zien en welke mogelijkheden biedt het platform? Met deze kennis op zak kan het projectteam de juiste keuzes maken voor de inrichting voor jullie organisatie.

Stap 3: Opleidingsfunctiematrix

De volgende stap is een ontwerpsessie voor de opleidingsfunctiematrix. In dit document leggen we per functie en functieniveau vast welke leerlijnen of (verplichte) scholingen doorlopen moeten worden. Dit bepaalt namelijk welke leeroplossingen we gaan aanbieden. Een heel belangrijke stap, want we vertalen nu het opleidingsbeleid van jouw organisatie naar het concrete aanbod en de definitieve inrichting.

Stap 4: Workshops

Afhankelijk van het opleidingsbeleid en de implementatiebehoefte, zijn er verschillende workshops waarin we samen bezig gaan met de inrichting van de academy. Dit zal afgestemd worden op de behoefte van de organisatie. Zo zullen we tijdens de platformconfiguratie workshop aan de slag gaan met de look and feel van jullie academy, om het er vertrouwd uit te laten zien. Je kan er ook voor kiezen om leeritems optioneel aan te bieden en om intrinsieke motivatie te stimuleren. We richten de academy samen passend in.

Stap 5: Datamigratie

Is er sprake van opleidingshistorie vanuit een vorig systeem? Samen bekijken we deze gegevens en bespreken we hoe deze vertaald kunnen worden naar het nieuwe leerplatform. We verhuizen de opleidingshistorie, zodat medewerkers de reeds afgeronde opleidingen in hun leeromgeving zien staan en het leerhuis geen belangrijke data verliest.

Stap 6: Testen en go-live

Voor livegang testen we de opleidingshistorie import en de belangrijkste functionaliteiten. Daarnaast raden we altijd aan om met gebruikers een test op te zetten. De ervaringen van de testgroep helpen bij de communicatie en instructies voor alle medewerkers. En dan is het zover, jullie gaan live!

Stap 7: Service en support

Onze afdeling bestaat uit zeven deskundige service- en supportmedewerkers. Zij staan op werkuren klaar om alle vragen die binnenkomen af te handelen. Na livegang van het product zullen zij zich voorstellen en de werkwijze toelichten. Afgelopen jaar hebben wij meer dan 4.000 vragen beantwoord.

Stap 8: Evaluatie en oplevering

Zo’n 4 tot 6 weken na de livegang plannen we de evaluatie in. Hierin blikken we samen terug op de implementatie. Wat ging er goed en welke aandachtspunten waren er? We zijn benieuwd naar jullie feedback op het traject, dit omdat we het belangrijk vinden om onze implementaties continu te blijven verbeteren.