Hoe kan een stevig opleidingsplan je subsidieaanvraag versterken?

Wil je als L&D/HR-professional een subsidie aanvragen voor leren en ontwikkelen? Dan heb je een frisse blik nodig op het strategisch opleidingsplan. In een gezamenlijk webinar van Floren en PPZ doken Laura van den Ouden van Expert Trainers en Ronald Sloot van HR Subsidie Specialist diep in de materie rondom opleidingsplannen en subsidieaanvragen. We hebben de belangrijkste punten voor je samengevat!

Subsidies spelen een belangrijke rol bij het realiseren van ambities en doelen rondom leren en ontwikkelen. Maar veel zorgorganisaties realiseren zich niet dat een succesvolle aanvraag begint bij een stevig onderbouwd opleidingsplan. Juist daarin ligt een belangrijke rol voor L&O.

Doordachte doelen en visie

Maar hoe stel je zo’n plan op? Heldere organisatiedoelen en een doordachte visie op leren en ontwikkelen zijn onontbeerlijk, vertelt Laura. “Kijk ook naar de regionale en landelijke ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en koppel deze aan de interne leerinfrastructuur. Doe nulmetingen, benoem doelgroepen en prioriteer scholingen en leeroplossingen. Welke ontwikkel- en opleidingsbehoeften zijn het meest urgent? En zorg voor een goede analyse. Hoe beter je het probleem, de oplossingen en de behoeften in kaart brengt, hoe sterker je plan is en hoe groter de kans dat er geïnvesteerd wordt.”

Geen catalogus maar een kompas

Hoe mooi de intenties ook zijn, in de praktijk gaat het opstellen van een opleidingsplan vaak mis. “Bovenal is het belangrijk dat mensen het plan niet ervaren als een catalogus of opleidingslijst, want dan schiet het zijn doel voorbij”, zegt Laura. “Te vaak is een opleidingsplan ‘een feestje van L&O’, waardoor bijvoorbeeld teamleiders zich er niet mee verbonden voelen en er niet mee aan de slag gaan. Een sterk opleidingsplan is dan ook geen catalogus, maar een kompas. Het geeft richting, verbindt leren met de praktijk en borgt resultaat. Dat laatste wordt vaak vergeten, maar het is zo belangrijk dat je al tijdens het schrijven afstemt met de medewerkers en managers die het geheel gaan borgen.”

Slimme instrumenten

Wat je kan helpen om een goed, stevig plan te schrijven? Laura vertelt dat audits, uitstroomcijfers en arbeidsmarktinformatie waardevolle bronnen zijn om je plan evidence-based te maken. Maar dat is niet alles. “Vanuit die cijfers moet je de vertaalslag kunnen maken naar doelgroepen en een concreet leerbeleid. En vervolgens prioriteren wat het meest urgent en kansrijk is. Daarvoor kun je een doelgroep- en een prioriteitenmatrix gebruiken, maar een PDCA-cyclus kan je ook helpen.”

En wat vraagt dit van jou aan vaardigheden? Los van een talent voor analyseren en prioriteren is het volgens Laura ook handig als je een gevoel voor stakeholdersmanagement ontwikkelt. “Behandel het opleidingsplan als een gezamenlijk verander- en stuurinstrument. Verbind het dus aan echte werkvraagstukken en vraag teamleiders hoe ze het plan willen inzetten in teamdoelen en kwartaalbesprekingen. En zorg ervoor dat het plan praktisch bruikbaar is, bijvoorbeeld met een managementsamenvatting, een visuele roadmap of een helder overzicht per doelgroep of afdeling. Feedbacklussen zijn ook essentieel: druk iedereen op het hart om regelmatig te checken of ze op koers liggen.”

Kansrijke interventies

Wanneer Ronald het presentatiestokje overneemt, trapt hij af met interventies die de grootste kans op subsidie geven. “Subsidieverstrekkers zien graag duidelijke en doortimmerde oplossingen voor problemen. Verwerk er daarom minstens eentje in je subsidieaanvraag. Denk bijvoorbeeld aan leerhubs, skills- of simulatielabs, e-learnings en VR-scholing. Of aan de inzet van praktijkbegeleiders en train de trainer-trajecten. Plannen voor leerwerktrajecten of doorscholing, zoals van helpende naar verzorgende naar verpleegkundige, maken ook veel kans. Of plannen die focussen op leiderschap, zeggenschap en duurzame inzetbaarheid.”

Do’s en don’ts

Wanneer je je aanvraag indient, zijn er volgens Ronald enkele zaken waar je op moet letten. “Verlies geen nodeloze energie aan randzaken, maar richt je op de vragen waar je in je aanvraag antwoord op moet geven. Schrijf daarbij naar de beoordelingscriteria toe, maak je doelen niet te gedetailleerd en onderbouw je aanvraag met arbeidsmarktcijfers. Wat je vooral niet moet doen? Generiek copy-pasten. Wees kritisch op AI en check of je communicatie relevant is en specifiek toepasbaar op jouw organisatie. En wees precies in het financiële plaatje. Voer geen reguliere of al-gefinancierde kosten op en begroot niet te vaag of te optimistisch. En maak gebruik van de expertise van de afdeling Finance uit je eigen organisatie.”

De toetsing

Verstrekkers toetsen een aanvraag op noodzaak, vertelt Ronald. “Zou je je plannen nog realiseren als je geen subsidie zou krijgen? Dat tasten ze altijd af. Ze kijken ook naar je begroting. Ga dus geen rare getallen noemen, zoals duizend uur voor een evaluatie terwijl je daar maar honderd uur mee bezig bent. Maar realiseer je ook dat je vaak meer uren maakt dan je van tevoren had bedacht. En dat je team vaak groter is dan je denkt. Check dus goed welke afdelingen, hoeveel mensen en hoeveel fte er met je plannen gemoeid zijn en wat de kosten daarvan zijn. Verder is het belangrijk dat je aanvraag volledig en correct is ingevuld. Zo’n 20 procent van de aanvragen loopt stuk op een verkeerd ingevuld formulier of een ontbrekende bijlage, bijvoorbeeld.”

Maak het leuk!

Wanneer je je subsidie binnen hebt, moet je nog dingen regelen voor de eindverantwoording. Ronald: “Veel mensen zijn zich er niet van bewust dat niet alles subsidiabel is. Zoals btw of reis- en verblijfskosten voor externe trainers of het huren van een trainingsruimte. Bedenk ook dat je een sluitende administratie nodig hebt en welke accountant je in kan schakelen voor een financieel verslag.” Betrek ook bij de verantwoording een financieel expert uit de eigen organisatie.

Tot slot scherpt Laura het verschil tussen het strategische opleidingsplan en een plan voor een subsidieaanvraag aan. “In een opleidingsplan ga je de diepte in, daarin komt de kern van je rol als L&O-er naar voren. Van de subsidieaanvraag hoef je geen levenswerk te maken, daarin geef je bondig en relevant antwoord op de vragen die gesteld worden. Dat zijn twee verschillende petten die je opzet. Heel anders, maar allebei waardevol als je met succes je plannen wil vervolmaken!”

Tips & Tools

Wil je met het opleidingsplan aan de slag?

We hebben 2 handige sjablonen voor je klaar staan, een 10 stappen format en 14 stappen format.

Download de 2 sjablonen door hier te klikken.

Wil je op de hoogte blijven van subsidies voor leren en ontwikkelen? We hebben een aantal bronnen voor je op een rij gezet. Dit is uiteraard een momentopname, want het subsidielandschap verandert continu.